Regulamin organizacyjny

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

MUZEUM ZIEMIAŃSTWA W DOBRZYCY

ZESPÓŁ PAŁACOWO – PARKOWY

 

I.                   POSTANOWIENIA OGÓLNE:

 

§ 1.

 

Muzeum Ziemiaństwa w Dobrzycy  Zespół Pałacowo – Parkowy (zwane dalej „Muzeum”) jest samorządową instytucją kultury. Muzeum działa na podstawie:

 

1)       ustawy z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach (t. j. Dz. U. 2017 r. poz. 972, ze zm.);

2)       ustawy z dnia 25 października 1991r o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t. j. Dz. U. 2017 r., poz. 862, ze zm.);

3)       statutu Muzeum Ziemiaństwa w Dobrzycy – Zespołu Pałacowo-Parkowego stanowiącego załącznik do uchwały nr XLI/584/2009 Sejmiku Województwa Wielkopolskiego z dnia 30 listopada 2009 roku w sprawie zmiany nazwy Muzeum: Zespołu Pałacowo-Parkowego w Dobrzycy oraz przyjęcia statutu, zmieniony uchwałą nr XV/231/2011 Sejmiku Województwa Wielkopolskiego z dnia 24 października 2011 r. oraz nr XXIX/568/12 z dnia 17 grudnia 2012 r.

 

§ 2.

 

Regulamin organizacyjny Muzeum określa strukturę organizacyjną oraz zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych, a także inne postanowienia związane z jego działalnością.

 

 

II.                ORGANIZACJA WEWNĘTRZNA:

 

§ 3.

 

  1. Muzeum zarządzane jest zgodnie z § 11 Statutu muzeum.
  2. Organami Muzeum są:

1)       Dyrektor;

2)       Rada Muzeum.

  1. Do zakresu działania Dyrektora należy w szczególności:

1)    ogólne kierownictwo w sprawach działalności podstawowej i administracyjnej;

2)    ogólny nadzór nad zbiorami i ich ewidencjonowaniem oraz nad majątkiem Muzeum;

3)    naczelna redakcja wydawnictw muzealnych;

4) przedstawianie właściwym instytucjom oraz organizatorowi planów rzeczowych i finansowych, sprawozdań oraz wniosków inwestycyjnych;

5)    reprezentowanie Muzeum na zewnątrz;

6)    wydawanie w obowiązującym trybie regulaminów i zarządzeń;

7)    sprawowanie ogólnego nadzoru nad kontrolą wewnętrzną;

8)    podejmowanie decyzji wynikających ze stosunku pracy;

9)    zapewnia organizację zabezpieczenia zbiorów Muzeum przed pożarem;

10)  zapewnia opracowanie planu ochrony Muzeum i jego aktualizację;

11)  opracowanie i aktualizacje planów ochrony zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych wraz z planem ewakuacji zbiorów.

  1. Szczegółowe kompetencje, zasady funkcjonowania i organizacji Rady Muzeum określają Statut Muzeum oraz właściwe ustawy.

 

§ 4.

 

1.       Muzeum jest wielodziałową instytucją kultury, w skład której wchodzą:

1)       Dział  Naukowo-Oświatowy podzielony na sekcje:

a)       historyczną,

b)       ds. promocji i marketingu;

c)       bibliotekę naukową

2)       Dział Parkowy podzielony na sekcje:

a)       parkową,

b)       obsługi ekspozycji,

c)       obsługi gospodarczej;

3)       Dział Administracyjno–Księgowy zawiera stanowiska:

a)       księgowość

b)       kadry-płace

c)       sekretariat

 

2.       Schemat organizacyjny określający strukturę organizacyjną Muzeum stanowi załącznik do regulaminu.

 

 

 

 

III.             ZASADY  ORGANIZACJI  PRACY:

 

§ 5.

 

  1. Dyrektor kieruje działalnością Muzeum przy pomocy Głównego Księgowego.
  2. W czasie nieobecności Dyrektora jego obowiązki pełni kierownik Działu Naukowo – Oświatowego.
  3. Struktura realizacji zadań Muzeum tworzona jest przez sekcje oraz poszczególne stanowiska pracy.
  4. Komórki organizacyjne wykonują zadania określone w regulaminie organizacyjnym oraz zadania zlecone przez Dyrektora.
  5. Dyrektor w zakresie zmian Zakresów obowiązków pracowników, może przydzielać dodatkowe, szczegółowe zadanie nie wymagające tworzenia oddzielnych struktur.
  6. Kontrolę Zarządczą w Muzeum sprawują: Dyrektor i wyznaczony pracownik Działu Naukowo – Oświatowego.
  7. Poszczególne stanowiska pracy i komórki organizacyjne zobowiązane są do współpracy w celu efektywnej realizacji zadań.

 

 

 

§ 6.

 

1.     W Muzeum tworzy się stanowiska kierownicze.

2.     Do podstawowych obowiązków osób na stanowiskach kierowniczych należy:

1)      roczne/półroczne planowanie celów i działań w zakresie komórki organizacyjnej oraz raportowanie bezpośredniemu przełożonemu o efektach ich realizacji;

2)        organizowanie, koordynowanie oraz kontrolowanie pracy podległych pracowników w sposób zapewniający terminowe wykonanie zadań;

3)         nadzór nad mieniem muzealnym pozostającym we właściwości rzeczowej kierowanej komórki organizacyjnej;

4)         nadzór nad efektywnym wykorzystaniem zasobów muzealnych;

5)         nadzór nad właściwym przebiegiem procesu kontroli zarządczej;

6)         znajomość aktów prawnych, a w szczególności regulujących zakres działania komórek organizacyjnych;

7)         przygotowanie i przekazanie dokumentacji do archiwum zakładowego;

8)         ustalanie i aktualizowanie kart opisów stanowisk pracy oraz zakresu obowiązków podległych pracowników;

9)    monitorowanie i składanie informacji bezpośredniemu przełożonemu o stanie realizacji wyznaczonych celów i zadań oraz zagrożeniach i ryzyku, j. wnioskowanie zmian, sporządzanie projektów dokumentów oraz bieżąca aktualizacja wewnętrznych dokumentów regulujących zagadnienia będące przedmiotem działania komórki organizacyjnej;

10)      zgłaszanie projektów zmian organizacyjnych usprawniających pracę Muzeum;

11)      współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi;

12)      stałe podnoszenie kwalifikacji kierowniczych;

13)      dbałość o dobry wizerunek Muzeum;

14)      realizacja zarządzeń Dyrektora Muzeum.

3.  Każda osoba na stanowisku kierowniczym posiada uprawnienia do:

1)       podejmowania decyzji w zakresie zadań realizowanych przez komórkę organizacyjną z uwzględnieniem przepisów prawa oraz obowiązujących w Muzeum aktów wewnętrznych;

2)       wydawania poleceń służbowych podległym pracownikom;

3)       oceniania osiągniętych wyników pracy pracowników i ich kwalifikacji zawodowych;

4)       wnioskowania w sprawach personalno-płacowych podległych pracowników.

4.  Osoby na stanowiskach kierowniczych są odpowiedzialne za:

1)         prawidłowe i terminowe wykonywanie zadań oraz poleceń służbowych bezpośredniego przełożonego;

2)         aktualizację dokumentów dotyczących podległej komórki organizacyjnej;

3)         organizację pracy, zapewnienie dyscypliny pracy i porządku;

4)         prawidłowe gospodarowanie powierzonym mieniem;

5)         zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony przeciwpożarowej oraz tajemnicy służbowej, handlowej i państwowej;

6)         motywowanie pracowników oraz utrzymywanie dobrej atmosfery pracy;

7)         działania na rzecz utrzymania dobrego wizerunku Muzeum;

8)         realizację zadań wystawienniczych;

9)         zapewnienie sprawnej i ciągłej pracy działu poprzez współpracę z innych komórkami organizacyjnymi;

10)      realizację pozostałych działań wynikających z prac statutowych Muzeum;

11)      nadzór nad utrzymaniem w dobrym stanie infrastruktury technicznej nieruchomości i muzealiów we współpracy z odpowiednimi komórkami organizacyjnymi Muzeum;

12)      nadzór nad przygotowaniem i realizacją sprawozdań na potrzeby własne oraz potrzeby organizatora;

13)      prowadzenie analizy ryzyk wynikających z obowiązku realizacji procesu kontroli zarządczej.

 

 

IV.             ZAKRES DZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH:

 

§ 7.

 

  1. Do zadań sekcji historycznej Działu Naukowo – Oświatowego należy:

1)    gromadzenie zabytków i przedmiotów ukazujących dziedzictwo kulturowe ziemiaństwa i jego historię, ze szczególnym uwzględnieniem Wielkopolski;

2)         katalogowanie i naukowe opracowanie zgromadzonych zbiorów;

3)         poszukiwanie eksponatów i elementów wyposażenia do pałacu;

4)         organizowanie ekspozycji stałych i czasowych oraz obsługa wystaw;

5)    gromadzenie dokumentacji i opracowań z zakresu prac naukowych i badawczych w odniesieniu do rewaloryzacji obiektów i pomieszczeń;

6)       zabezpieczanie i konserwację zbiorów, oraz w miarę możliwości zabezpieczanie zabytków archeologicznych nieruchomych oraz innych nieruchomych obiektów kultury materialnej i przyrody;

7)         opracowywanie, publikowanie katalogów i przewodników po wystawach oraz prac naukowych i popularno-naukowych;

8)       prowadzenie współpracy i wymiany naukowej z muzeami, uczelniami, placówkami naukowymi, stowarzyszeniami na terenie kraju oraz poza jego granicami;

9)         prowadzenie działalności wydawniczej;

10)      ewidencjonowanie zabytków, zbiorów muzealnych zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 30 sierpnia 2004 roku (Dz. U. Nr 202 poz. 2073);

11)      prowadzenie księgi wpływów muzealiów, depozytów, wypożyczeni;

12)      prowadzenie ksiąg inwentaryzacyjnych zbiorów;

13)      sporządzanie i dostarczanie obowiązujących planów działalności działu oraz sprawozdawczości;

14)  realizacja działań związanych z ewakuacją zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych obejmujących przygotowanie i pakowanie zbiorów muzealnych oraz zabezpieczenie dokumentacji dot. zbiorów.

 

  1. Do zadań sekcji ds. edukacji i promocji Działu Naukowo – Oświatowego należy:

1)         przygotowanie i prowadzenie lekcji muzealnych;

2)         prowadzenie działalności popularyzatorskiej i edukacyjnej;

3)         współpraca z innymi instytucjami kultury;

4)    organizowanie odczytów, prelekcji, spotkań, wykładów, koncertów i projekcji filmowych oraz innych imprez kulturalnych odbywających się w Muzeum,

5)         organizowanie kampanii reklamowo – promocyjnych związanych z działalnością Muzeum w zakresie uzgodnionym bezpośrednio z Dyrektorem Muzeum,

6)         utrzymywanie stałego kontaktu ze środkami masowego przekazu w zakresie uzgodnionym bezpośrednio z Dyrektorem Muzeum;

7)    realizacja działań związanych z ewakuacją zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych obejmujących przygotowanie i pakowanie zbiorów muzealnych oraz zabezpieczenie dokumentacji dot. zbiorów.

 

  1. W zakresie  Biblioteki Naukowej realizuje się:

1)       prowadzenie biblioteki z zakresu dyscyplin w nim reprezentowanych oraz muzealnictwa i nauk pokrewnych;

2)    gromadzenie publikacji i wydawnictw ulotnych ukazujących dziedzictwo kulturowe ziemiaństwa i jego historię, ze szczególnym uwzględnieniem Wielkopolski;

3)       katalogowanie i naukowe opracowanie zgromadzonych zbiorów;

4)       współpracę z innymi instytucjami kultury;

5)       zapewnienie właściwych warunków udostępniania zasobów;

6)       wymianę publikacji;

7)   realizację działań związanych z ewakuacją zbiorów bibliotecznych na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych obejmujących przygotowanie i pakowanie zbiorów oraz zabezpieczenie dokumentacji dot. zbiorów.

 

 

§ 8.

 

Dział Administracyjno–Księgowy zajmuje się sprawami administracyjnymi, w tym pracowniczymi oraz sprawami finansowymi:

 

1.       w zakresie prowadzenia spraw administracyjnych, w tym pracowniczych:

1)       prowadzenie akt osobowych;

2)       ewidencja zatrudnienia;

3)       egzekwowanie dyscypliny pracy, a w tym: rozliczanie czasu pracy, ewidencja urlopów, itp.;

4)       sporządzanie dokumentów i prowadzenie rejestrów z zakresu spraw pracowniczych (legitymacje ubezpieczeniowe, zaświadczenia i inne);

5)   sporządzanie projektów dokumentów w szczególności regulaminów tj: wynagradzania, premiowania, funduszy specjalnych, gospodarki kasowej;

6)       kontrola przestrzegania przepisów BHP i p.poż.;

7)       organizacja okresowych badań lekarskich;

8)       prowadzenie kasy;

9)       realizacja działań związanych z ewakuacją dokumentacji księgowej, administracyjnej i archiwalnej na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych obejmujących przygotowanie i pakowanie dokumentacji przeznaczonej do rozśrodkowania.

10)   organizacja szkolenia pracowników w zakresie ochrony przeciwpożarowej;

 

2.       do zakresu obsługi księgowej Muzeum należy:

1)       prowadzenie syntetycznych urządzeń księgowych dla wszystkich kont, zestawień obrotów i sald;

2)       organizacja i realizacja planu finansowego;

3)   prowadzenie ewidencji środków trwałych, środków pieniężnych na rachunkach bankowych, środków pieniężnych w kasie, rozrachunków z tytułu wynagrodzeń, roszczeń i należności z tytułu niedoborów i szkód oraz innych spornych roszczeń, strat i zysków nadzwyczajnych;

4)  prowadzenie ewidencji analitycznej środków trwałych, rozrachunków z odbiorcami i dostawcami, rozrachunków z tytułu wynagrodzeń, rozrachunków z pracownikami, roszczeń i należności, strat i zysków, kosztów wg rodzajów, materiałów i towarów, rozliczeń i przychodów;

5)       prowadzenie rejestrów: bankowego, obrotu pieniężnego, sum do rozliczenia;

6)       rozliczenia inwentaryzacji wszystkich składników majątkowych;

7)       ewidencja rozliczeń z Urzędem Skarbowym: podatków od osób prawnych i podatku od osób fizycznych, podatku VAT;

8)       naliczanie, ewidencja i rozliczanie składek na ubezpieczenia społeczne;

9)       prowadzenie wszelkich czynności związanych z wynagrodzeniami pracowników;

10)   opracowanie cenników na wydawnictwa własne;

11)   sporządzanie sprawozdań do GUS, WUS, dla organizatora, bilansu, rachunku zysków i strat;

12)   organizowanie i sprawowanie kontroli wewnętrznej w Muzeum;

13)   sporządzanie projektów dokumentów tj: polityki rachunkowości wraz z zakładowym planem kont instrukcji inwentaryzacyjnej.

14)   realizacja działań związanych z ewakuacją dokumentacji księgowej, administracyjnej i archiwalnej na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych obejmujących przygotowanie i pakowanie dokumentacji przeznaczonej do rozśrodkowania.

 

 

§ 9.

 

Dział Parkowy dzieli się na sekcje:

 

1.       parkową, która zajmuje się:

1)       utrzymaniem parku w należytej kulturze przyrodniczej i estetycznej;

2)       prowadzeniem nasadzeń drzew i krzewów zgodnie z planami;

3)       troską o stan zdrowotny pomników przyrody;

4)       utrzymywaniem w należytym stanie cieków wodnych i stawów;

5)       utrzymywaniem i konserwacją zieleni;

6)       właściwą eksploatacją maszyn i urządzeń;

7)       konserwacją oraz naprawą dróg i ścieżek parkowych oraz zapewnienie ich przejezdności;

8)       pracami pomocniczymi przy organizacji wystaw i wydarzeń;

9)       obsługą imprez plenerowych;

10)   realizacją działań związanych z ewakuacją zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych obejmujących załadunek oraz rozśrodkowanie uprzednio zapakowanych i zabezpieczonych zabytków ruchomych przeznaczonych do ewakuacji.

 

2.       obsługi ekspozycji, która zajmuje się:

1)       utrzymaniem wnętrz pałacu w należytego stanu czystości;

2)       obsługą ruchu zwiedzających, informowaniem oraz organizacją grup zwiedzających;

3)       obsługą kasy fiskalnej i rozliczaniem wydanych biletów z Działem Administracyjno – Księgowym;

4)       pracami pomocniczymi przy organizacji wystaw i wydarzeń;

5)       sezonowymi pracami porządkowymi w pałacu;

6)       prowadzeniem ewidencji i sprzedaży wydawnictw;

7)       zgłaszanie zapotrzebowań na uzupełnienie oświetlenia i elementów etalażu wystaw;

8)   realizacją działań związanych z ewakuacją zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych obejmujących przygotowanie i pakowanie zbiorów muzealnych oraz zabezpieczenie dokumentacji dot. zbiorów.

 

3.       obsługi gospodarczej, do której zdań należy:

1)    prowadzenie wymaganej ewidencji eksploatacji i użytkowania budynków, infrastruktury i pojazdów Muzeum wraz z przestrzeganiem wykonywania wymaganych kontroli, nadzorów i działań obsługi;

2)       nadzór nad działaniami inwestycyjnymi;

3)       gromadzenie dokumentacji fotograficznej dotyczącej remontów i inwestycji;

4)       organizowanie i nadzór nad ewidencją środków trwałych – niskocennych oraz wyposażenia ekspozycji;

5)       nadzór nad ubezpieczeniem sprzętu i majątku Muzeum;

6)       utrzymywanie czystości w obiektach Muzeum;

7)       administrowanie zapleczem hotelowym Muzeum;

8)       administrowanie budynkiem oranżerii;

9)       sporządzanie zapotrzebowań na środki czystości i materiały gospodarcze oraz inne zakupy dla bieżących potrzeb funkcjonowania Muzeum

10)   opieka w zakresie utrzymania właściwego stanu obiektów i wyposażenia Muzeum z wyłączeniem muzealiów, eksponatów wystawienniczych, wyposażenia i sprzętu administrowanego przez komórkę parkową;

11)   składanie wniosków w sprawach gospodarczych;

12)   realizacja działań związanych z ewakuacją zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych obejmujących przygotowanie i pakowanie zbiorów muzealnych, zabezpieczenie dokumentacji dot. zbiorów oraz organizacja i nadzorowanie procesu oznakowania obiektów zabytkowych znakami Konwencji Haskiej.

 

§ 10.

 

Szczegółowe zakresy zadań, obowiązków i odpowiedzialności pracowników Muzeum określają zakresy czynności ustalone przez Dyrektora

 

 

V.                PODPISYWANIE PISM.

 

§ 11.

 

1.     Do podpisywania pism oraz składania oświadczeń woli w imieniu Muzeum uprawniony jest Dyrektor.

2.  Do składania w imieniu Muzeum oświadczeń w zakresie jego praw i obowiązków majątkowych upoważniony jest jednoosobowo Dyrektor Muzeum, podczas nieobecności Dyrektora wymagane jest współdziałanie dwóch osób na podstawie udzielonych im pełnomocnictw.

3.     Kierownicy Działów, w tym Główny Księgowy, uprawnieni są do podpisywania pism i korespondencji:

1)       informacyjnej,

2)       nie posiadających charakteru decyzji,

3)       w sprawach typowych na formularzach,

4)       wynikających z zarządzeń, poleceń i decyzji Dyrektora.

 

 

VI.             UDZIELANIE INFORMACJI.

 

§ 12.

 

Pracownicy zobowiązani są do stosowania i przestrzegania przepisów prawnych, w tym w szczególności, ustaw z dnia:

1)       5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (t. j. Dz. U. 2016 r., poz. 1167, ze zm.);

2)       6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t. j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1764, ze zm.);

3)       25 lutego 2016 r. o ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (Dz. U. 2016 r., poz. 352, ze zm.);

4)       29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t. j. Dz. U. 2016 r. poz. 922).

 

 

§ 13.

 

  1. Prawo udzielania informacji o Muzeum przysługuje Dyrektorowi, natomiast kierownikom poszczególnych Działów – w zakresie dotyczącym ich działalności, po uprzednim uzgodnieniu z Dyrektorem.
  2. Dyrektor może upoważnić innego pracownika Muzeum do udzielania informacji o Muzeum.

 

 

VII.        Unormowania wewnętrzne

 

§ 14.

 

Zasady obiegu dokumentów i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych określa instrukcja kancelaryjna ustalona odrębnym zarządzeniem Dyrektora.

 

§ 15.

 

  1. W Muzeum obowiązuje, wprowadzona odrębnym zarządzeniem Dyrektora polityka rachunkowości wraz z zakładowym planem kont.
  2. W Muzeum obowiązują, określone zarządzeniem Dyrektora, zasady przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych.
  3. W zakresie dokonywania zakupów i gospodarowania majątkiem Muzeum, obowiązują – na podstawie odrębnych zarządzeń Dyrektora – zasady udzielania przez Muzeum zamówień publicznych, zasady gospodarowania zasobami magazynowymi, zasady korzystania z urządzeń technicznych i środków transportu, zasady korzystania z pokoi gościnnych.
  4. W zakresie zabezpieczenia przeciwpożarowego obowiązuje Instrukcja Bezpieczeństwa Pożarowego na wypadek pożaru i innego zagrożenia z dnia 23 maja 2016 r.
  5. W Muzeum obowiązuje Plan ochrony zabytków nieruchomych na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych. Plan uzgadniany jest z Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków oraz Burmistrzem Gminy Dobrzyca.

 

§ 16.

 

  1. Zakres i warunki bezpieczeństwa zbiorów muzealnych oraz mienia Muzeum określone są unormowaniami wewnętrznymi.

 

  1. Do unormowań, o których mowa w ust. 1 należą; regulamin ochrony p.poż. Muzeum, zasady zabezpieczenia zbiorów muzealnych i mienia Muzeum przed zniszczeniem i kradzieżą oraz Plan ochrony zabytków nieruchomych na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych.

 

§ 17.

 

W Muzeum obowiązują – określone zarządzeniem Dyrektora – zasady zwiedzania Muzeum.

 

 

VIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE.

 

§ 18.

 

  1. Zmiana regulaminu organizacyjnego następuje w trybie przewidzianym dla jego wprowadzenia.
  2. Regulamin niniejszy został zaopiniowany przez organizatora, działające w Muzeum związki zawodowe oraz stowarzyszenia twórców. (taki obowiązek wynika z art. 13 ust. 3 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej)
  3. Z dniem wejścia w życie niniejszego Regulaminu traci moc Regulamin Organizacyjny Muzeum Ziemiaństwa w Dobrzycy Zespół Pałacowo – Parkowy.
  4. Regulamin wchodzi w życie z dniem określonym w Zarządzeniu wprowadzającym ten Regulamin.