REGULAMIN ORGANIZACYJNY
MUZEUM ZIEMIAŃSTWA W DOBRZYCY
ZESPÓŁ PAŁACOWO – PARKOWY
I. POSTANOWIENIA OGÓLNE:
§ 1.
Muzeum Ziemiaństwa w Dobrzycy Zespół Pałacowo – Parkowy (zwane dalej „Muzeum”) jest samorządową instytucją kultury. Muzeum działa na podstawie:
1) ustawy z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach (t. j. Dz. U. 2017 r. poz. 972, ze zm.);
2) ustawy z dnia 25 października 1991r o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t. j. Dz. U. 2017 r., poz. 862, ze zm.);
3) statutu Muzeum Ziemiaństwa w Dobrzycy – Zespołu Pałacowo-Parkowego stanowiącego załącznik do uchwały nr XLI/584/2009 Sejmiku Województwa Wielkopolskiego z dnia 30 listopada 2009 roku w sprawie zmiany nazwy Muzeum: Zespołu Pałacowo-Parkowego w Dobrzycy oraz przyjęcia statutu, zmieniony uchwałą nr XV/231/2011 Sejmiku Województwa Wielkopolskiego z dnia 24 października 2011 r. oraz nr XXIX/568/12 z dnia 17 grudnia 2012 r.
§ 2.
Regulamin organizacyjny Muzeum określa strukturę organizacyjną oraz zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych, a także inne postanowienia związane z jego działalnością.
II. ORGANIZACJA WEWNĘTRZNA:
§ 3.
- Muzeum zarządzane jest zgodnie z § 11 Statutu muzeum.
- Organami Muzeum są:
1) Dyrektor;
2) Rada Muzeum.
- Do zakresu działania Dyrektora należy w szczególności:
1) ogólne kierownictwo w sprawach działalności podstawowej i administracyjnej;
2) ogólny nadzór nad zbiorami i ich ewidencjonowaniem oraz nad majątkiem Muzeum;
3) naczelna redakcja wydawnictw muzealnych;
4) przedstawianie właściwym instytucjom oraz organizatorowi planów rzeczowych i finansowych, sprawozdań oraz wniosków inwestycyjnych;
5) reprezentowanie Muzeum na zewnątrz;
6) wydawanie w obowiązującym trybie regulaminów i zarządzeń;
7) sprawowanie ogólnego nadzoru nad kontrolą wewnętrzną;
8) podejmowanie decyzji wynikających ze stosunku pracy;
9) zapewnia organizację zabezpieczenia zbiorów Muzeum przed pożarem;
10) zapewnia opracowanie planu ochrony Muzeum i jego aktualizację;
11) opracowanie i aktualizacje planów ochrony zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych wraz z planem ewakuacji zbiorów.
- Szczegółowe kompetencje, zasady funkcjonowania i organizacji Rady Muzeum określają Statut Muzeum oraz właściwe ustawy.
§ 4.
1. Muzeum jest wielodziałową instytucją kultury, w skład której wchodzą:
1) Dział Naukowo-Oświatowy podzielony na sekcje:
a) historyczną,
b) ds. promocji i marketingu;
c) bibliotekę naukową
2) Dział Parkowy podzielony na sekcje:
a) parkową,
b) obsługi ekspozycji,
c) obsługi gospodarczej;
3) Dział Administracyjno–Księgowy zawiera stanowiska:
a) księgowość
b) kadry-płace
c) sekretariat
2. Schemat organizacyjny określający strukturę organizacyjną Muzeum stanowi załącznik do regulaminu.
III. ZASADY ORGANIZACJI PRACY:
§ 5.
- Dyrektor kieruje działalnością Muzeum przy pomocy Głównego Księgowego.
- W czasie nieobecności Dyrektora jego obowiązki pełni kierownik Działu Naukowo – Oświatowego.
- Struktura realizacji zadań Muzeum tworzona jest przez sekcje oraz poszczególne stanowiska pracy.
- Komórki organizacyjne wykonują zadania określone w regulaminie organizacyjnym oraz zadania zlecone przez Dyrektora.
- Dyrektor w zakresie zmian Zakresów obowiązków pracowników, może przydzielać dodatkowe, szczegółowe zadanie nie wymagające tworzenia oddzielnych struktur.
- Kontrolę Zarządczą w Muzeum sprawują: Dyrektor i wyznaczony pracownik Działu Naukowo – Oświatowego.
- Poszczególne stanowiska pracy i komórki organizacyjne zobowiązane są do współpracy w celu efektywnej realizacji zadań.
§ 6.
1. W Muzeum tworzy się stanowiska kierownicze.
2. Do podstawowych obowiązków osób na stanowiskach kierowniczych należy:
1) roczne/półroczne planowanie celów i działań w zakresie komórki organizacyjnej oraz raportowanie bezpośredniemu przełożonemu o efektach ich realizacji;
2) organizowanie, koordynowanie oraz kontrolowanie pracy podległych pracowników w sposób zapewniający terminowe wykonanie zadań;
3) nadzór nad mieniem muzealnym pozostającym we właściwości rzeczowej kierowanej komórki organizacyjnej;
4) nadzór nad efektywnym wykorzystaniem zasobów muzealnych;
5) nadzór nad właściwym przebiegiem procesu kontroli zarządczej;
6) znajomość aktów prawnych, a w szczególności regulujących zakres działania komórek organizacyjnych;
7) przygotowanie i przekazanie dokumentacji do archiwum zakładowego;
8) ustalanie i aktualizowanie kart opisów stanowisk pracy oraz zakresu obowiązków podległych pracowników;
9) monitorowanie i składanie informacji bezpośredniemu przełożonemu o stanie realizacji wyznaczonych celów i zadań oraz zagrożeniach i ryzyku, j. wnioskowanie zmian, sporządzanie projektów dokumentów oraz bieżąca aktualizacja wewnętrznych dokumentów regulujących zagadnienia będące przedmiotem działania komórki organizacyjnej;
10) zgłaszanie projektów zmian organizacyjnych usprawniających pracę Muzeum;
11) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi;
12) stałe podnoszenie kwalifikacji kierowniczych;
13) dbałość o dobry wizerunek Muzeum;
14) realizacja zarządzeń Dyrektora Muzeum.
3. Każda osoba na stanowisku kierowniczym posiada uprawnienia do:
1) podejmowania decyzji w zakresie zadań realizowanych przez komórkę organizacyjną z uwzględnieniem przepisów prawa oraz obowiązujących w Muzeum aktów wewnętrznych;
2) wydawania poleceń służbowych podległym pracownikom;
3) oceniania osiągniętych wyników pracy pracowników i ich kwalifikacji zawodowych;
4) wnioskowania w sprawach personalno-płacowych podległych pracowników.
4. Osoby na stanowiskach kierowniczych są odpowiedzialne za:
1) prawidłowe i terminowe wykonywanie zadań oraz poleceń służbowych bezpośredniego przełożonego;
2) aktualizację dokumentów dotyczących podległej komórki organizacyjnej;
3) organizację pracy, zapewnienie dyscypliny pracy i porządku;
4) prawidłowe gospodarowanie powierzonym mieniem;
5) zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony przeciwpożarowej oraz tajemnicy służbowej, handlowej i państwowej;
6) motywowanie pracowników oraz utrzymywanie dobrej atmosfery pracy;
7) działania na rzecz utrzymania dobrego wizerunku Muzeum;
8) realizację zadań wystawienniczych;
9) zapewnienie sprawnej i ciągłej pracy działu poprzez współpracę z innych komórkami organizacyjnymi;
10) realizację pozostałych działań wynikających z prac statutowych Muzeum;
11) nadzór nad utrzymaniem w dobrym stanie infrastruktury technicznej nieruchomości i muzealiów we współpracy z odpowiednimi komórkami organizacyjnymi Muzeum;
12) nadzór nad przygotowaniem i realizacją sprawozdań na potrzeby własne oraz potrzeby organizatora;
13) prowadzenie analizy ryzyk wynikających z obowiązku realizacji procesu kontroli zarządczej.
IV. ZAKRES DZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH:
§ 7.
- Do zadań sekcji historycznej Działu Naukowo – Oświatowego należy:
1) gromadzenie zabytków i przedmiotów ukazujących dziedzictwo kulturowe ziemiaństwa i jego historię, ze szczególnym uwzględnieniem Wielkopolski;
2) katalogowanie i naukowe opracowanie zgromadzonych zbiorów;
3) poszukiwanie eksponatów i elementów wyposażenia do pałacu;
4) organizowanie ekspozycji stałych i czasowych oraz obsługa wystaw;
5) gromadzenie dokumentacji i opracowań z zakresu prac naukowych i badawczych w odniesieniu do rewaloryzacji obiektów i pomieszczeń;
6) zabezpieczanie i konserwację zbiorów, oraz w miarę możliwości zabezpieczanie zabytków archeologicznych nieruchomych oraz innych nieruchomych obiektów kultury materialnej i przyrody;
7) opracowywanie, publikowanie katalogów i przewodników po wystawach oraz prac naukowych i popularno-naukowych;
8) prowadzenie współpracy i wymiany naukowej z muzeami, uczelniami, placówkami naukowymi, stowarzyszeniami na terenie kraju oraz poza jego granicami;
9) prowadzenie działalności wydawniczej;
10) ewidencjonowanie zabytków, zbiorów muzealnych zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 30 sierpnia 2004 roku (Dz. U. Nr 202 poz. 2073);
11) prowadzenie księgi wpływów muzealiów, depozytów, wypożyczeni;
12) prowadzenie ksiąg inwentaryzacyjnych zbiorów;
13) sporządzanie i dostarczanie obowiązujących planów działalności działu oraz sprawozdawczości;
14) realizacja działań związanych z ewakuacją zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych obejmujących przygotowanie i pakowanie zbiorów muzealnych oraz zabezpieczenie dokumentacji dot. zbiorów.
- Do zadań sekcji ds. edukacji i promocji Działu Naukowo – Oświatowego należy:
1) przygotowanie i prowadzenie lekcji muzealnych;
2) prowadzenie działalności popularyzatorskiej i edukacyjnej;
3) współpraca z innymi instytucjami kultury;
4) organizowanie odczytów, prelekcji, spotkań, wykładów, koncertów i projekcji filmowych oraz innych imprez kulturalnych odbywających się w Muzeum,
5) organizowanie kampanii reklamowo – promocyjnych związanych z działalnością Muzeum w zakresie uzgodnionym bezpośrednio z Dyrektorem Muzeum,
6) utrzymywanie stałego kontaktu ze środkami masowego przekazu w zakresie uzgodnionym bezpośrednio z Dyrektorem Muzeum;
7) realizacja działań związanych z ewakuacją zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych obejmujących przygotowanie i pakowanie zbiorów muzealnych oraz zabezpieczenie dokumentacji dot. zbiorów.
- W zakresie Biblioteki Naukowej realizuje się:
1) prowadzenie biblioteki z zakresu dyscyplin w nim reprezentowanych oraz muzealnictwa i nauk pokrewnych;
2) gromadzenie publikacji i wydawnictw ulotnych ukazujących dziedzictwo kulturowe ziemiaństwa i jego historię, ze szczególnym uwzględnieniem Wielkopolski;
3) katalogowanie i naukowe opracowanie zgromadzonych zbiorów;
4) współpracę z innymi instytucjami kultury;
5) zapewnienie właściwych warunków udostępniania zasobów;
6) wymianę publikacji;
7) realizację działań związanych z ewakuacją zbiorów bibliotecznych na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych obejmujących przygotowanie i pakowanie zbiorów oraz zabezpieczenie dokumentacji dot. zbiorów.
§ 8.
Dział Administracyjno–Księgowy zajmuje się sprawami administracyjnymi, w tym pracowniczymi oraz sprawami finansowymi:
1. w zakresie prowadzenia spraw administracyjnych, w tym pracowniczych:
1) prowadzenie akt osobowych;
2) ewidencja zatrudnienia;
3) egzekwowanie dyscypliny pracy, a w tym: rozliczanie czasu pracy, ewidencja urlopów, itp.;
4) sporządzanie dokumentów i prowadzenie rejestrów z zakresu spraw pracowniczych (legitymacje ubezpieczeniowe, zaświadczenia i inne);
5) sporządzanie projektów dokumentów w szczególności regulaminów tj: wynagradzania, premiowania, funduszy specjalnych, gospodarki kasowej;
6) kontrola przestrzegania przepisów BHP i p.poż.;
7) organizacja okresowych badań lekarskich;
8) prowadzenie kasy;
9) realizacja działań związanych z ewakuacją dokumentacji księgowej, administracyjnej i archiwalnej na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych obejmujących przygotowanie i pakowanie dokumentacji przeznaczonej do rozśrodkowania.
10) organizacja szkolenia pracowników w zakresie ochrony przeciwpożarowej;
2. do zakresu obsługi księgowej Muzeum należy:
1) prowadzenie syntetycznych urządzeń księgowych dla wszystkich kont, zestawień obrotów i sald;
2) organizacja i realizacja planu finansowego;
3) prowadzenie ewidencji środków trwałych, środków pieniężnych na rachunkach bankowych, środków pieniężnych w kasie, rozrachunków z tytułu wynagrodzeń, roszczeń i należności z tytułu niedoborów i szkód oraz innych spornych roszczeń, strat i zysków nadzwyczajnych;
4) prowadzenie ewidencji analitycznej środków trwałych, rozrachunków z odbiorcami i dostawcami, rozrachunków z tytułu wynagrodzeń, rozrachunków z pracownikami, roszczeń i należności, strat i zysków, kosztów wg rodzajów, materiałów i towarów, rozliczeń i przychodów;
5) prowadzenie rejestrów: bankowego, obrotu pieniężnego, sum do rozliczenia;
6) rozliczenia inwentaryzacji wszystkich składników majątkowych;
7) ewidencja rozliczeń z Urzędem Skarbowym: podatków od osób prawnych i podatku od osób fizycznych, podatku VAT;
8) naliczanie, ewidencja i rozliczanie składek na ubezpieczenia społeczne;
9) prowadzenie wszelkich czynności związanych z wynagrodzeniami pracowników;
10) opracowanie cenników na wydawnictwa własne;
11) sporządzanie sprawozdań do GUS, WUS, dla organizatora, bilansu, rachunku zysków i strat;
12) organizowanie i sprawowanie kontroli wewnętrznej w Muzeum;
13) sporządzanie projektów dokumentów tj: polityki rachunkowości wraz z zakładowym planem kont instrukcji inwentaryzacyjnej.
14) realizacja działań związanych z ewakuacją dokumentacji księgowej, administracyjnej i archiwalnej na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych obejmujących przygotowanie i pakowanie dokumentacji przeznaczonej do rozśrodkowania.
§ 9.
Dział Parkowy dzieli się na sekcje:
1. parkową, która zajmuje się:
1) utrzymaniem parku w należytej kulturze przyrodniczej i estetycznej;
2) prowadzeniem nasadzeń drzew i krzewów zgodnie z planami;
3) troską o stan zdrowotny pomników przyrody;
4) utrzymywaniem w należytym stanie cieków wodnych i stawów;
5) utrzymywaniem i konserwacją zieleni;
6) właściwą eksploatacją maszyn i urządzeń;
7) konserwacją oraz naprawą dróg i ścieżek parkowych oraz zapewnienie ich przejezdności;
8) pracami pomocniczymi przy organizacji wystaw i wydarzeń;
9) obsługą imprez plenerowych;
10) realizacją działań związanych z ewakuacją zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych obejmujących załadunek oraz rozśrodkowanie uprzednio zapakowanych i zabezpieczonych zabytków ruchomych przeznaczonych do ewakuacji.
2. obsługi ekspozycji, która zajmuje się:
1) utrzymaniem wnętrz pałacu w należytego stanu czystości;
2) obsługą ruchu zwiedzających, informowaniem oraz organizacją grup zwiedzających;
3) obsługą kasy fiskalnej i rozliczaniem wydanych biletów z Działem Administracyjno – Księgowym;
4) pracami pomocniczymi przy organizacji wystaw i wydarzeń;
5) sezonowymi pracami porządkowymi w pałacu;
6) prowadzeniem ewidencji i sprzedaży wydawnictw;
7) zgłaszanie zapotrzebowań na uzupełnienie oświetlenia i elementów etalażu wystaw;
8) realizacją działań związanych z ewakuacją zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych obejmujących przygotowanie i pakowanie zbiorów muzealnych oraz zabezpieczenie dokumentacji dot. zbiorów.
3. obsługi gospodarczej, do której zdań należy:
1) prowadzenie wymaganej ewidencji eksploatacji i użytkowania budynków, infrastruktury i pojazdów Muzeum wraz z przestrzeganiem wykonywania wymaganych kontroli, nadzorów i działań obsługi;
2) nadzór nad działaniami inwestycyjnymi;
3) gromadzenie dokumentacji fotograficznej dotyczącej remontów i inwestycji;
4) organizowanie i nadzór nad ewidencją środków trwałych – niskocennych oraz wyposażenia ekspozycji;
5) nadzór nad ubezpieczeniem sprzętu i majątku Muzeum;
6) utrzymywanie czystości w obiektach Muzeum;
7) administrowanie zapleczem hotelowym Muzeum;
8) administrowanie budynkiem oranżerii;
9) sporządzanie zapotrzebowań na środki czystości i materiały gospodarcze oraz inne zakupy dla bieżących potrzeb funkcjonowania Muzeum
10) opieka w zakresie utrzymania właściwego stanu obiektów i wyposażenia Muzeum z wyłączeniem muzealiów, eksponatów wystawienniczych, wyposażenia i sprzętu administrowanego przez komórkę parkową;
11) składanie wniosków w sprawach gospodarczych;
12) realizacja działań związanych z ewakuacją zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych obejmujących przygotowanie i pakowanie zbiorów muzealnych, zabezpieczenie dokumentacji dot. zbiorów oraz organizacja i nadzorowanie procesu oznakowania obiektów zabytkowych znakami Konwencji Haskiej.
§ 10.
Szczegółowe zakresy zadań, obowiązków i odpowiedzialności pracowników Muzeum określają zakresy czynności ustalone przez Dyrektora
V. PODPISYWANIE PISM.
§ 11.
1. Do podpisywania pism oraz składania oświadczeń woli w imieniu Muzeum uprawniony jest Dyrektor.
2. Do składania w imieniu Muzeum oświadczeń w zakresie jego praw i obowiązków majątkowych upoważniony jest jednoosobowo Dyrektor Muzeum, podczas nieobecności Dyrektora wymagane jest współdziałanie dwóch osób na podstawie udzielonych im pełnomocnictw.
3. Kierownicy Działów, w tym Główny Księgowy, uprawnieni są do podpisywania pism i korespondencji:
1) informacyjnej,
2) nie posiadających charakteru decyzji,
3) w sprawach typowych na formularzach,
4) wynikających z zarządzeń, poleceń i decyzji Dyrektora.
VI. UDZIELANIE INFORMACJI.
§ 12.
Pracownicy zobowiązani są do stosowania i przestrzegania przepisów prawnych, w tym w szczególności, ustaw z dnia:
1) 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (t. j. Dz. U. 2016 r., poz. 1167, ze zm.);
2) 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t. j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1764, ze zm.);
3) 25 lutego 2016 r. o ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (Dz. U. 2016 r., poz. 352, ze zm.);
4) 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t. j. Dz. U. 2016 r. poz. 922).
§ 13.
- Prawo udzielania informacji o Muzeum przysługuje Dyrektorowi, natomiast kierownikom poszczególnych Działów – w zakresie dotyczącym ich działalności, po uprzednim uzgodnieniu z Dyrektorem.
- Dyrektor może upoważnić innego pracownika Muzeum do udzielania informacji o Muzeum.
VII. Unormowania wewnętrzne
§ 14.
Zasady obiegu dokumentów i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych określa instrukcja kancelaryjna ustalona odrębnym zarządzeniem Dyrektora.
§ 15.
- W Muzeum obowiązuje, wprowadzona odrębnym zarządzeniem Dyrektora polityka rachunkowości wraz z zakładowym planem kont.
- W Muzeum obowiązują, określone zarządzeniem Dyrektora, zasady przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych.
- W zakresie dokonywania zakupów i gospodarowania majątkiem Muzeum, obowiązują – na podstawie odrębnych zarządzeń Dyrektora – zasady udzielania przez Muzeum zamówień publicznych, zasady gospodarowania zasobami magazynowymi, zasady korzystania z urządzeń technicznych i środków transportu, zasady korzystania z pokoi gościnnych.
- W zakresie zabezpieczenia przeciwpożarowego obowiązuje Instrukcja Bezpieczeństwa Pożarowego na wypadek pożaru i innego zagrożenia z dnia 23 maja 2016 r.
- W Muzeum obowiązuje Plan ochrony zabytków nieruchomych na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych. Plan uzgadniany jest z Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków oraz Burmistrzem Gminy Dobrzyca.
§ 16.
- Zakres i warunki bezpieczeństwa zbiorów muzealnych oraz mienia Muzeum określone są unormowaniami wewnętrznymi.
- Do unormowań, o których mowa w ust. 1 należą; regulamin ochrony p.poż. Muzeum, zasady zabezpieczenia zbiorów muzealnych i mienia Muzeum przed zniszczeniem i kradzieżą oraz Plan ochrony zabytków nieruchomych na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych.
§ 17.
W Muzeum obowiązują – określone zarządzeniem Dyrektora – zasady zwiedzania Muzeum.
VIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE.
§ 18.
- Zmiana regulaminu organizacyjnego następuje w trybie przewidzianym dla jego wprowadzenia.
- Regulamin niniejszy został zaopiniowany przez organizatora, działające w Muzeum związki zawodowe oraz stowarzyszenia twórców. (taki obowiązek wynika z art. 13 ust. 3 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej)
- Z dniem wejścia w życie niniejszego Regulaminu traci moc Regulamin Organizacyjny Muzeum Ziemiaństwa w Dobrzycy Zespół Pałacowo – Parkowy.
- Regulamin wchodzi w życie z dniem określonym w Zarządzeniu wprowadzającym ten Regulamin.